„Ako dať veci do poriadku“: zhrnutie Allenovej knihy // Stručné správy * Nonfixing

Send

Ako dať veci do poriadku bez straty nálady

Metóda Začíname pracovať (alebo GTD) je založená na zvážení výsledkov a definovaní „ďalších krokov“. Hlavná myšlienka GTD pomáha jasne definovať cieľ a potom každý krok k dosiahnutiu tohto cieľa. Táto metóda je vhodná na organizovanie prezentácií v práci a na plánovanie vianočných nákupov.

Každá úloha by mala byť malá, aby ste ju mohli rýchlo vyriešiť a nedostatok času alebo motivácie vás nemohla zastaviť. Tento prístup pomáha dosiahnuť všetky vaše ciele v živote, pomáha predchádzať stresu.

Pri organizovaní projektov pomocou metódy GTD budete vždy pripravení začať okamžite pracovať na úlohe, bez ohľadu na to, čo sa deje okolo a kde ste. Vďaka GTD je pre vás ďalší krok taký jednoduchý, že ho nechcete odkladať.

V tejto knihe nájdete niekoľko jednoduchých nástrojov, ktoré môžete použiť na efektívnu prácu a udržiavanie rozumnej mysle; ako aj odporúčania o tom, aký prístup je potrebné rozvíjať, aby sa mohli implementovať základné princípy GTD.

Váš mozog je nástroj myslenia, nie úložné zariadenie

Byť úspešný vo vašej práci znamená byť dobrým organizátorom. Toto je obzvlášť dôležité pre mentálnych pracovníkov, pre ktorých je žonglovanie desiatok úloh a projektov súčasne každodennou realitou. Ťažkosti vznikajú, keď je rozmazaná jemná hranica medzi našim osobným a profesionálnym životom. Je to preto, že náš mozog sa snaží prísť na nevyriešené problémy a pripomína nám ich v najnepriaznivejšom okamihu - aj keď by sme ich radšej riešili neskôr.

Aby sme udržali všetky komplexné informácie o živote pod kontrolou, mnohí z nás s našimi mozgmi zaobchádzajú ako so zásuvkami alebo poznámkami. Zneužívame náš mozog a nútime ho ukladať všetky druhy informácií. Upchávajúc naše hlavy informáciami o nedokončených úlohách, nadchádzajúcich stretnutiach a iných záväzkoch, bezohľadne strácame schopnosť mozgu myslieť, čo sťažuje sústredenie sa na skutočnú prácu.

Aby sme mohli pracovať čo najefektívnejšie, musíme oslobodiť našu myseľ od všetkého, čo nesúvisí s úlohou, ktorú vykonávame v konkrétnom okamihu. Využite 100% schopnosti vašej mysle zamerať sa na úlohu.

Ak chcete jasne premýšľať, potrebujete spoľahlivý „kôš na zbieranie materiálu“, ktorý vám uniká

Náš mozog má jednu nepríjemnú vlastnosť - nikdy nám nedovolí zabudnúť, o čo sa musíme postarať. Neustále sme bombardovaní novými informáciami, ktoré tiež zaujímajú miesto v našej mysli. Každý nový nápad, každá pamäť a každý problém, ktorý sme zabudli vyriešiť, nás rozptyľuje od hlavného podnikania.

Vždy používajte takzvaný „kôš na zber materiálu“: miesto mimo vašej mysle, kde môžete vložiť akékoľvek cudzie informácie alebo nápady. Presne budete vedieť, kde nájdete informácie neskôr, keď na ne budete mať čas. To vám umožní úplne sa sústrediť na písanie listu, rozhovor s kolegom alebo kosenie trávnika.

Váš „kôš na zber materiálu“ môže byť poznámkový blok, zoznamy v počítači / telefóne alebo dokonca škatule, do ktorých môžete vkladať predmety a dokumenty. Váš košík (alebo koše) na zhromažďovanie materiálu by sa mal nachádzať v blízkosti - takže bude pre vás ľahké získať informácie, ktoré by ste inak nazhromaždili.

Vyberte z koša - vyprázdňujte všetky externé „koše“ každý týždeň

Aby systém fungoval hladko, musíte ho podporovať. Vyvíjajte zvyk kontrolovať a vyprázdňovať košík raz týždenne. Systém „kôš na zber materiálu“ funguje, pretože dáva myseľu oddych s istotou, že nestratí ani nezabudne na žiadne dôležité informácie.

Ak systém nie je aktualizovaný, prestáva byť spoľahlivý a mozog sa stáva výstražným a prestane mu dôverovať. Hneď ako sa to stane, podvedomie sa opäť začne rozptyľovať nevyriešenými problémami a nedokončenými úlohami. Mali by ste starostlivo zvážiť všetky svoje úlohy a usporiadať veci podľa nasledujúcich pravidiel:

Vyškrtnite z tohto zoznamu nedôležité úlohy.
Ak problém dokážete vyriešiť veľmi rýchlo (za dve minúty alebo menej) - urobte to okamžite.
Uchovávajte dôležité informácie na bezpečnom mieste. Ak ide o stretnutie, projekt alebo konkrétnu úlohu, preneste ich do príslušného zoznamu.
Pravidelné čistenie koša je jediný spôsob, ako zaistiť spoľahlivý výkon a vyhnúť sa stresu.

Vyprázdňovaním „koša“ triedite materiál podľa zoznamov

Bez ohľadu na to, ako sa materiál v „koši“ líši, nemusíte ho triediť a triediť do samostatných „škatúľ“ alebo zoznamov.

Väčšina zoznamov úloh nefunguje, pretože sa premieňajú na „vinára“ úloh, myšlienok a informácií. Zoznamy by mali obsahovať iba konkrétne realizovateľné úlohy, ale do nich napíšeme všetko bez rozdielu, a preto je veľmi ľahké stratiť zo zreteľa jednotlivé realizovateľné úlohy.

Ako usporiadať položky do košíka?

Odstráňte všetko, čo je nepodstatné, vyriešite malé úlohy a do kalendára pridajte schôdzky alebo termíny.
Ak ide o komplexnú prácu (tj vyžaduje si vykonanie niekoľkých konkrétnych úloh), zahrňte ju do projektu s jasným účelom.
Všetky ostatné úlohy by sa mali zahrnúť do zoznamu Ďalšie akcie.

Zoznam „Projekty“ poskytuje prehľad všetkých vašich aktuálnych projektov.

Projekty sú kľúčovou súčasťou každého systému zvyšovania produktivity. Projekt je žiaducim výsledkom, ktorý vyžaduje viacstupňovú akciu. Ak chcete určiť, z ktorých úloh by mal projekt pozostávať, predstavte si výsledok, ktorý chcete dosiahnuť, a popíšte požadovaný výsledok v jednej vete. Premýšľanie o výsledku pomáha formulovať konkrétne úlohy, ktoré vás priblížia k dosiahnutiu cieľa projektu.

Zoznam obsahuje všetky projekty, ktoré by mali byť dokončené v blízkej budúcnosti. Pomôže vám to sledovať a riadiť všetky prebiehajúce projekty, zvyšovať produktivitu a relaxovať.

Aktualizáciou zoznamu týždenne sa uistite, že každý projekt je naplánovaný krok za krokom. Všetky akcie, ktoré tvoria projekt, patria do zoznamu „Ďalšie akcie“. To sú konkrétne úlohy, ktoré môžu dosiahnuť akýkoľvek cieľ.

Nahraďte svoj denný zoznam úloh kalendárom a zoznamom ďalších akcií.

Denné zoznamy aktuálnych udalostí sú neúčinné - skresľujú váš zmysel pre čas, zavádzajú vás a vedú vás k presvedčeniu, že skutočne máte čas urobiť všetko uvedené vyššie za deň. Takéto nerealistické plánovanie vedie k sklamaniu, strate času a zánikom toho, čo robíte vopred.

Oveľa efektívnejšia metóda je práca s kalendárom a zoznamami ďalších akcií. Kalendár slúži iba na jeden účel: zaznamenávať schôdzky. Všetko, čo súvisí s určitým dňom alebo hodinou - stretnutie alebo návšteva lekára - by sa malo zaznamenať do kalendára.

Vložte všetky ďalšie úlohy alebo konkrétne kroky do zoznamu Ďalšie akcie. Umožňuje vám rýchlo sa rozhodnúť, ktoré úlohy sú najrelevantnejšie a či máte čas ich vyriešiť.

Bez ohľadu na to, kde sa nachádzate, vždy by ste mali mať so sebou zoznam „Ďalšie akcie“. Získate tak možnosť zvoliť si, ktorú úlohu bude potrebné vyriešiť.

Ak máte dobre naplánované a vopred vybrané úlohy, nebude pre vás ťažké rozhodnúť sa, ktorá z nich má zmysel riešiť.Predstavte si, že ste na letisku a váš let je meškaný o hodinu. V tejto situácii sa opýtajte sami seba:

Akú úlohu mám zvoliť teraz?
Akú úlohu môžem dokončiť v stanovenom čase?
Na akú úlohu mám v danom čase dostatok energie?
Ktorá úloha má najvyššiu prioritu?

Ak máte naplánovaných príliš veľa úloh, má zmysel ich distribuovať do viacerých zoznamov a archívov. Jeden zoznam je možné uložiť napríklad do smartfónu a druhý do počítača. Po roztriedení úloh týmto spôsobom budete vedieť, ktorú z nich môžete vykonať pri stole alebo na schôdzi alebo pri čakaní na letisku.

Čakacie zoznamy budú užitočné pri práci s inými ľuďmi.

Všetky súčasné projekty by mali byť uvedené v zozname projektov. Pri použití zoznamu „Ďalšie akcie“ sa môžete ubezpečiť, že neustále pracujete na úlohách, pričom každá z nich priblíži vaše projekty.

Vo väčšine prípadov by ste sa mali spoľahnúť na iných ľudí, ktorí sú zodpovední za jednotlivé časti každého projektu. To však neznamená, že by ste sa mali vzdať kontroly nad pokrokom ktoréhokoľvek zo svojich projektov.

Kedykoľvek budete závisieť od práce iných ľudí - čakáte na správu od niekoho, kto bude pokračovať v práci na prezentácii - stojí za to ponechať si zoznam „Čaká sa“. Môžete si teda všimnúť všetko, čo by vám mali ostatní ľudia poskytnúť, spolu s lehotami.

Aktualizáciou tohto zoznamu každý týždeň uvidíte, kto a ako robí svoju prácu. Budete mať novú konkrétnu úlohu: pripomenúť tejto osobe povinnosť.

Ak vám táto úloha netrvá dlhšie ako dve minúty, urobte to okamžite. Ak nie, pridajte ho do zoznamu „Ďalšie akcie“ alebo do jedného z konkrétnejších zoznamov a priateľským spôsobom pripomeňte osobe, že stále čakáte na jeho správu.

Uložte informácie za konkrétny deň do kalendára alebo kartotéky

Môžete naplánovať veľa vecí vopred, ale niekedy musíte počkať na určité informácie, než z materiálov z vášho „koša“ urobíte konkrétne úlohy alebo stretnutia.

Príklad. Ak plánujete zaujímavú výstavu, možno budete chcieť chvíľu počkať a uvidieť jej účastníkov, než sa rozhodnú, či má zmysel zúčastniť sa jej. Ak takéto informácie nemáte k dispozícii vopred, je najlepšie odložiť rozhodnutie.

V prípadoch, keď nemáte na výber a na poslednú chvíľu musíte naplánovať všetko, budú užitočné nasledujúce stratégie:

Nastavte si v kalendári pripomenutie na konkrétny deň.
Uschovajte si súbor, ktorý vám pomôže získať správne informácie v správnom čase.

Súbor karty je veľmi presný a logický systém. Skladá sa zo 43 spisov: 31 súborov za dni v mesiaci a 12 súborov za mesiace v roku. Každý deň si budete môcť skontrolovať dokumenty, pripomienky alebo materiály „zaslané“ sebe.

Aby systém fungoval, musíte ho používať a aktualizovať každý deň, a to je najťažšie.

Ak chcete získať nápady, ktoré sa v budúcnosti stanú relevantnými, pridajte ich do zoznamu Raz / Možno.

Tento zoznam obsahuje všetko, čo nie je v zoznamoch „Ďalšie akcie“ alebo „Projekty“, ale ktoré by nemali zasahovať do hlavy. Zoznam Once / Možné obsahuje všetok materiál, ktorý ste ešte nepremenili na konkrétne nápady alebo úlohy. Nepodceňujte jej výhody. Umožňuje vám sledovať nápady na projekty, ktoré môžu byť v budúcnosti mimoriadne dôležité. Nápady na tomto zozname je možné rozdeliť do skupín. Napríklad:

“Výlety, ktoré by som chcel urobiť”;
„Vína, ktoré by som chcel vyskúšať“;
„Hudba, ktorú by som chcel počúvať.“

Podobne ako zoznamy „Ďalšie kroky“, aj zoznamy „Raz / Možno“ vám pomôžu nájsť potrebné informácie v správnom čase. Zoznamy sú spoľahlivejšie ako vaša vlastná pamäť.

Zoznam Ak je to možné, mali by ste ho pravidelne revidovať a aktualizovať, ak ho chcete efektívne používať.

Organizované pracovisko a týždenná revízia systému zvyšuje produktivitu

Všetky zoznamy materiálov by mali byť prístupné z vášho pracoviska. Vytvorte „kontrolnú kabínu“ - funkčný mobilný systém na prístup k informáciám, nech ste kdekoľvek. Je mimoriadne dôležité vytvoriť zoznam a súborový systém, ktorý si môžete vziať so sebou kamkoľvek idete: aj keď ste uviazli na letisku alebo v snežnej búrke, stále môžete byť produktívni.

Technika GTD vám umožňuje cítiť sa pokojne a ovládať všetky súčasné projekty: sledovať ich pokrok a zabezpečiť, aby sa posunuli vpred.

Váš systém produktivity musí vždy zostať relevantný a úplný. Vaša myseľ sa uvoľní a bude sa môcť na túto úlohu plne sústrediť, iba ak dôverujete svojmu systému.

Každým týždenným prehodnotením všetkých zoznamov sa ubezpečíte, že váš systém zostane funkčný - každý aktuálny projekt je spojený s najmenej jednou „ďalšou akciou“ v aktuálnom a ľahko prístupnom zozname. Budete mať všeobecnú predstavu o všetkom, čo sa stane. Revízia pomáha vidieť „les“ bez toho, aby sa stratili zo zreteľa „stromy“.

Množstvo času, ktorý trávite týždenným hodnotením, závisí od toho, koľko času potrebujete na bezpečné cítenie a vybudovanie dôvery v systém.

Naplánujte si týždennú kontrolu, napríklad v piatok večer. To vám umožní ukončiť prácu a odísť na víkend s čistou hlavou a zmyslom pre kontrolu.

Prirodzené plánovanie objasňuje ciele a ďalšie kroky vašich projektov

Vypracovanie projektu je dosť neprirodzený a nelogický proces. Musíte premyslieť a naplánovať všetky kroky v predstihu, zatiaľ si nepredstavujete jasný cieľ. Použite metódu prirodzeného plánovania, ktorá odráža vaše každodenné činnosti.

Príklad každodennej akcie: máte hlad a vytvárate nejasný cieľ („Musím niečo jesť“) a potom ho špecifikujte („Chcem pizzu“). V tomto okamihu sa vo vašej hlave objaví niekoľko nápadov, ako dosiahnuť tento cieľ („Pizzu môžem piecť alebo si ju objednať, alebo ísť do reštaurácie“). Všetky kroky, ktoré musíte podniknúť, sa stanú zrejmými.

Použite tento spôsob myslenia na svoje skutočné projekty: začnite najkonkrétnejšou definíciou účelu. Nikdy neuškodí tráviť čas stanovovaním cieľov, pretože od toho budú závisieť všetky následné činnosti. Keď je cieľ jasný, vaša myseľ automaticky začne brainstorming. Takže môžete prísť s nápadmi potrebnými na dosiahnutie cieľa. Dobrou taktikou je začať brainstorming „zvonku“; napríklad si zapíšte a svoje nápady uložte na papier.

Keď zhromaždíte všetky svoje nápady, mali by ste ich usporiadať a zoskupiť a potom určiť konkrétne akcie potrebné na dokončenie projektu.

Prirodzené plánovanie veľmi objasňuje prácu na projekte a robí ho zaujímavým, rýchlym a intuitívnym.

Najdôležitejšia vec

Ako pracovať efektívne a s čistou hlavou?

Váš mozog je mysliaci nástroj, nie úložné zariadenie. Ak chcete jasne premýšľať, potrebujete spoľahlivý „kôš na zber materiálu“ mimo vašej mysle.
Vyberte z koša - vyprázdňujte všetky externé „koše“ každý týždeň.
Pri triedení „košov“ triedte materiál podľa tematických zoznamov.

Jednoduché nástroje pozostávajúce z metódy GTD

Zoznam „Projekty“ poskytuje prehľad všetkých vašich prebiehajúcich projektov.
Namiesto denného zoznamu úloh použite kalendár a zoznamy ďalších akcií.
Čakacie zoznamy sú veľmi užitočné pri práci s inými ľuďmi.
Uložte informácie za konkrétny deň do kalendára alebo kartotéky.
Všetky potenciálne zaujímavé nápady by sa mali zahrnúť do zoznamu Raz / Pravdepodobne.
Organizované pracovisko a týždenná kontrola vášho systému sú nevyhnutné pre produktívnu prácu.