Zvyšok: ako sa nestať „jazdeným koňom“
Založte kompetentný odpočinok počas pracovného dňa a po hodinách. Napríklad 5 minút každú hodinu.
Počas odpočinku sa rozptyľujte, aby ste lepšie obnovili silu. Namiesto surfovania na internete sa môžete prejsť alebo si urobiť nejaké cvičenia.
Urobte lenivosť kreatívnou. Počas období lenivosti nahrajte mozog informáciami o dôležitej tvorivej téme a buďte 100% leniví, nesnažte sa riešiť problémy a nemajte výčitky svedomia.
Zvýšte efektívnosť spánku zaspaním a prebudením podľa režimu a optimalizáciou jeho trvania. Náš spánok pozostáva z niekoľkých cyklov, ktoré trvajú 1-1,5 hodiny. Ak je doba spánku násobkom dĺžky cyklu, prebudenie je oveľa jednoduchšie. Pred spaním vetrajte miestnosť, neobťažujte sa a nevykladajte mozog z denných starostí - vydajte sa na prechádzku alebo nečítajte umeleckú knihu.
Počas pracovného dňa používajte „mikrospánok“. Ľudské biorytmy majú počas dňa dva výkyvy a pády. Prvý pokles nastáva okolo 13 - 15 hodín, druhý - večer. Ak si počas prvej recesie oddýchnete 10-15 minút, práca pôjde oveľa efektívnejšie.
Motivácia: ako sa vysporiadať s nepríjemnými úlohami
Ak chcete rýchlo dokončiť zložité a nepríjemné úlohy, naučte sa na ne naladiť pomocou „kotiev“, materiálnych väzieb - hudby, farieb, rituálov. Nepoužívajte však „kotvu“ spojenú s prácou na dovolenke.
Použite metódu „švajčiarsky syr“ - vykonajte úlohu nie v logickom poradí, ale svojvoľným spôsobom. Po chvíli sa v „syre“ vytvorí toľko dier, že bude ľahké ho „zjesť“.
Rozdeľte úlohu na niekoľko častí a povzbudite sa dokončením jednej časti. Jedzte aspoň jednu „žabu“ denne - dokončite jednoduchú, ale nepríjemnú úlohu. Takéto úlohy sa zvyčajne hromadia a stávajú sa problémom. Ak sa rozhodnete pre jedného z nich každé ráno, rýchlo skončí a poskytne dobrú náladu na celý deň.
Rozdeľte „slony“ (veľké úlohy) na „steaky“ (časti). Ak je úloha obrovská a nemožná, rozdelte ju na uskutočniteľné časti. Zmerajte čas strávený vykonávaním úloh slona. Fixácia kvantitatívneho ukazovateľa tlačí človeka na akciu.
„Vypáliť lode“ - vytvorte situáciu, keď nie je možné odmietnuť akúkoľvek úlohu. Takéto situácie umožňujú niektorým typom ľudí pracovať efektívnejšie.
Usporiadajte si denné stoly a zaznamenajte dokončené úlohy. Príliš veľa medzier v akejkoľvek položke vám dá poplach a núti vás urobiť potrebné kroky.
Vytvorte kalendár pinarik. Na hornom riadku napíšte čísla, ktoré ste prežili roky, na spodok - budúcnosť a do riadkov tabuľky - dni v mesiacoch. Každé ráno, keď ideme do práce, preškrtávam pol dňa. Vo večerných hodinách - v druhej polovici. To vám pomôže cítiť plynutie času.
Ciele: ako priblížiť sny realite
Definujte misiu, formulujte osobné hodnoty a stanovte dlhodobé ciele. Namiesto „reaktívneho“ prístupu - reakcie na vonkajšie okolnosti, použite „proaktívny“ - zostavte si život podľa svojich predstáv a aktívne ovplyvňujte udalosti.
Ak chcete určiť svoje ciele, predstavte si, ako chcete vidieť svoj deň o niekoľko rokov. Pokúste sa zbaviť uložených známok - drahé autá, hodinky a ďalšie atribúty - ak pre vás nie sú skutočnou hodnotou.
Definovanie hodnôt pomôže „pamäti“. Napíšte doň hlavné udalosti života. „Memoir“ vám umožní vytvoriť zoznam kľúčových hodnôt a povzbudí vás, aby ste každý deň strávili niekoľko minút vydávaním Main.
Formulovať osobnú misiu vo forme epitafu. Čo sa zmení vo svete a zostane po vás, keď bude všetko hotové?
Vyhľadajte svoje volanie. Ak môžeme zmeniť poslanie, potom nie je možné. Povolanie je, keď si uvedomíte, že okrem vás nikto nevyberie tento vozík. Môže to byť nielen revolučný objav, ale aj jednoduchá životná úloha.
Identifikujte 5 - 7 kľúčových oblastí vášho života, aby ste videli všeobecnú štruktúru a vytvorili súlad rôznych aktivít. Mapa kľúčových oblastí vyzerá ako strom. Namiesto chaosu drobných skutkov existujú jasné vetvy s listovými listinami.
Zaznamenajte životné ciele pre kľúčové oblasti a budúce roky, aby ste mohli sledovať, kde a ako sa pohybujete. Niekedy je ťažké pochopiť, čo chcete, ale je lepšie urobiť malú chybu a následne upraviť plány, ako pochopiť po rokoch, keď čas uplynul a nič sa nedosiahlo.
Pomocou techniky SMART zmerajte najbližšie a zrozumiteľnejšie ciele:
- Sšpecifický - špecifický
- Mľahké - merateľné
- dosiahnuteľný - dosiahnuteľný
- Realistický - relevantný
- Time-bound - časovo obmedzený
Jasne definujte, čo chcete a v akom časovom rámci, a potom to vyjadrte v peňažnom vyjadrení.
Pracovný deň: ako ho zorganizovať v rýchlo sa rozvíjajúcom svete
Kontextové a strednodobé plánovanie podľa metódy „deň - týždeň“ vám pomôže vždy dodržať vaše termíny.
Úlohy, ktoré sa ťažko viažu na konkrétny čas, vhodný kontextový prístup. Pre každú takúto úlohu vytvorte samostatnú stránku denníka alebo kategóriu úlohy v počítačovom plánovacom systéme.
Pre tímovú prácu sú vhodné kontextové plánovacie rady, kde sú projekty uvedené v riadkoch a členovia tímu v stĺpcoch. Na ich križovatke sú uvedené úlohy. Manažér okamžite uvidí úlohy, za ktoré je podriadený zodpovedný, a záležitosti, ktoré je potrebné prediskutovať.
Úlohy s pevne stanoveným termínom sa efektívnejšie plánujú na rok, týždeň a deň, pričom sa dodržiavajú pravidlá presunu úloh medzi oddielmi. Vo večerných hodinách sa pri plánovaní na nasledujúci deň zobrazí časť „Týždeň“. Všetky relevantné údaje sa presunú do sekcie „Deň“. Pri plánovaní nasledujúceho týždňa sa zobrazí časť „Rok“.
Tento prístup vám umožňuje netlačiť sa do úzkeho rámca a zabezpečuje, aby sa pri prezeraní sekcií „Rok“ a „Týždeň“ pamätala na požadovanú úlohu.
Sekciu „Týždeň“ je možné doplniť nasledujúcimi plánovacími nástrojmi.
- Zoznam úloh na nasledujúcich pár týždňov na samostatnej stránke denníka.
- Zoznam úloh na nálepkách v osobitnej časti denníka. Pri pohľade cez sekciu každý deň prenášajte nálepky s „dozretými“ úlohami na nasledujúci deň v denníku.
- Prehľadový harmonogram pre bežné úlohy.
- Plánovacia doska s úlohami na nasledujúcich pár týždňov.
- Plánovanie so zoznamom „flexibilných“ úloh na týždeň vedľa „rigidnej“ časovej mriežky alebo kartou s „flexibilnými“ úlohami.
„Dlhodobá“ časť je „strategická lepenka“ so zoznamom hlavných cieľov na nasledujúcich šesť mesiacov až rok. Môže obsahovať:
- plán kľúčových udalostí na rok;
- termíny pre kľúčové projekty;
- zoznam malých úloh s dlhým termínom, ktoré nepatria do kontextových častí denníka;
- rozvrh narodenín, nezabudnuteľných dátumov atď.
Podobne ako pri princípe „Deň - Týždeň“ môžete organizovať prácu zamestnancov na plánovacej rade. Za týmto účelom uveďte zamestnancov v stĺpcoch, horizonty plánovania v riadkoch a úlohy na ich križovatke.
Na riadenie rutinných úloh je užitočná tabuľka, v ktorej riadkoch je uvedený zoznam týchto stĺpcov a v stĺpcoch je uvedený čas, za ktorý sa musia dokončiť. Na križovatkách sú zaznamenané vykonané a vrátené skutky. Preskočenie takejto úlohy nehrá veľkú úlohu, ale veľké množstvo preskočení sa okamžite stane viditeľným.
Ak chcete splniť dlhodobé úlohy, stanovte, koľko času za deň sa na ne strávi, a zadajte ich do týždenného plánu.Za týmto účelom si zoberte celkovú prácu, produktivitu práce a vypočítajte, koľko času bude na úlohu vynaložené. Potom rozdelte tento čas na časti a implementujte ich do týždenného plánu.
Plánovanie: ako dodržať termíny
Vytvorte osobný systém plánovania pracovných dní pomocou „tvrdých“ a „flexibilných“ úloh. Nechajte 10 minút vytvoriť kompletný obraz úloh pre daný deň. Plán dňa sa musí zbierať na jednom mieste a musí mať písomnú formu. Vyberte si formát a médium podľa vašich predstáv. Hlavná vec je, že ho naozaj máte radi a radi by ste sa k nemu vrátili.
Počas dňa upravte plán podľa potreby. Vypracovaný plán nie je dogma, je potrebný pre premenlivé situácie.
Získajte „strategickú kartu“ s kľúčovými dlhodobými cieľmi. Na tom istom hárku môžete napísať úlohy, ktoré nie sú viazané na konkrétny deň, takže sú vždy pred vašimi očami; viesť zoznam aktuálnych kontaktov; napíšte „témy na zamyslenie“ atď.
Pokiaľ ide o deň, samostatné „tvrdé“, „flexibilné“ a „rozpočtové“ úlohy.
- „Tvrdé“ - viazané na konkrétny okamih.
- „Flexibilný“ - nie je viazaný na presný čas.
- „Rozpočtové“ - veľké a dôležité úlohy, náročné na čas, ktoré nemajú prísne termíny.
Najdôležitejšie je plánovanie, potom rozpočtovanie a potom flexibilné úlohy.
Zvýraznite 2-3 prioritné úlohy v zozname a začnite s nimi pracovať. Medzi prioritné prípady patria naliehavé prípady a dohľad nad prácou podriadených. Vykonávanie úloh v tomto poradí vám umožní robiť najdôležitejšie veci, aj keď niektoré z úloh s menšou prioritou zostávajú nenaplnené.
Naplánujte si náročné stretnutia s rezervou času. Koordinujte s partnermi presnosť, s akou sa chcete stretnúť.
Zásoby prebytočných informácií v prípade, že sa všetko pokazí. Ak sa s vami partner nestretne, ušetrí vám to čas, zaznamenaný mobil nebude k dispozícii a na letisku nebude v noci jediné taxi.
Priority: ako vyradiť prebytok a nájsť čas na hlavné
Naučte sa filtrovať nepotrebné veci a zvýrazňovať kľúčové úlohy. Rozšírte svoj arzenál „stratégií opustenia“ a vyčistite si život od nepotrebných vecí. Zvyknite si ostatných na solídne „nie“ bez vysvetlenia.
Používajte „zdravé nezmysly“ a zbytočne odkladajte podnikanie. Často sa jednoducho nedostane k ich implementácii.
Kúpte si čas najímaním odborníkov. Zároveň si nemôžete najať stálych asistentov, ale obmedzte sa na jednorazové služby.
Pri zadávaní úloh podriadeným ich nenahrávajte povinnosťou im ich pripomenúť. Vytvorte si prehľad úloh a sledujte ich implementáciu.
Na určenie priorít úloh používajte vážené odhady. Definujte kritériá a význam každého z nich tak, aby celkovo dali 100%. Potom vyhodnotte úlohu podľa každého z kritérií, vynásobte odhady podľa dôležitosti, pridajte a získajte konečnú známku. Potom úlohy zoraďte podľa týchto odhadov.
Informácie: ako ovládať kreatívny chaos
Zavádzajte techniky filtrovania, ukladania a pohybu online, aby boli vaše informácie pod kontrolou.
Častejšie sa vracajte ku kľúčovým informáciám - opíšte čísla strán, myšlienky, urobte fotokópie, nakreslite diagramy.
Zaveďte svoje vedomosti do praxe a až potom začnite čítať ďalšiu knihu.
Uprednostnite svoj proces čítania - je lepšie starostlivo prečítať niekoľko kľúčových kapitol, než aby ste celú knihu prešli povrchne.
Vyfiltrujte informačné odpady prijaté z médií - skúste získať iba informácie, ktoré potrebujete. Nahrávajte programy a sledujte ich vo vhodnom čase a bez reklamy, trávte menej času pred televízorom alebo na internete.
Použite e-mail, ktorý nevyžaduje prítomnosť online. Môžete písať a adresát si list prečíta vo vhodnom čase.
Zvládnite metódu slepej desaťprstovej tlače - začnete písať rýchlo a ušetríte veľa času.
Vypnite oznamovanie nových správ, ktoré odvádzajú pozornosť od aktuálnych udalostí. Skontrolujte si poštu 3-4 krát denne. Dohodnite sa s kolegami na jasnom čase kontroly. Nastaviť automatické triedenie e-mailov a venovať pozornosť v poradí podľa priority.
Používajte e-mailové priečinky ako nástroj na ovládanie deň-týždeň. Distribuujte listy do tematických priečinkov a ponechajte v priečinku Doručená pošta najviac 15-20 najdôležitejších správ.
„Rozvinúť“ poradie v dokumentácii metódou obmedzeného chaosu:
- Vytvorte „miesto chaosu“ - vstupnú jednotku, v ktorej sú uložené všetky dokumenty.
- Vymažte „miesto chaosu“ výberom najľahšie identifikovateľných typov dokumentov a „miesto objednávky“ sa začne vytvárať blízko miesta chaosu.
Získajte súbor myšlienok. Nahromadené myšlienky sa môžu navzájom kombinovať a vytvárať nové. Keď rozvíjate akékoľvek nápady, zvýraznite ich samostatnými smermi.
Usporiadajte informačný priestor v súlade so štruktúrou ľudskej pozornosti. Vedomie môže pracovať iba s jedným objektom, podvedomím - s 5 - 9, podvedomím - s nekonečným množstvom. Ak niečo priblížite do stredu svojej pozornosti, nezabudnite od neho niečo vzdialiť. To bude optimálne venovať vašu pozornosť.
Na pracovnej ploche vyberte oblasť pre 5 až 9 hlavných aktuálnych úloh, prichádzajúcich a odchádzajúcich jednotiek, kontextových zásobníkov a ovládacích zásobníkov pomocou metódy Deň - Týždeň. Na konci pracovného dňa usporiadajte dokumenty z odchádzajúcej jednotky do tematických priečinkov.
Absorbéry: ako nájsť časové rezervy
Na využitie časových rezerv použite techniky detekcie absorbéra. Sledujte svoj čas 2 - 3 týždne, aby ste pochopili, na čo ho minúte. Približne raz za hodinu zaznamenajte všetky prípady s presnosťou 5 - 10 minút. Malé okraje označte začiarknutím na okraji.
Forma 2-3 kvantitatívne ukazovatele účinnosti a sledujte ich v dynamike. Akonáhle začnete vizuálne stanoviť kvantitatívny ukazovateľ, začne sa meniť k lepšiemu.
Pravidelne opakujte meranie času, aby ste zostali „v dobrej kondícii“ a aby ste včas opravili narušenie svojho osobného rozpočtu.
Typickou rezervou je cestovný čas. Naplňte dopravný a cestovný čas aktivitami, ktoré sú pre vás užitočné.
Majte plán na zásah vyššej moci. Počítač sa pokazil - urobte to, na čo nemáte dosť času. Nezabudnite si tiež zálohovať dôležité údaje.
Zorganizujte stretnutia efektívnejšie:
- Definujte formát stretnutia a nemiešajte rôzne formáty na jednom stretnutí.
- Definujte okruh účastníkov, vedúceho, ktorý riadi diskusiu a tvorcu rozhodnutí, a tajomníka, ktorý zostavuje zápisnicu;
- vytvoriť zoznam otázok na diskusiu;
- určiť trvanie zasadnutia a určiť osobu zodpovednú za čas;
- organizovať situáciu, vybavenie a distribúciu informačných materiálov;
- všetky otázky prerokované na stretnutí, prítomné vo forme diagramov;
- zaznamenávať a odosielať prijaté rozhodnutia, aby ste sa k nim mohli vrátiť na nasledujúcej schôdzi.
Pamätajte, že systém riadenia času vyžaduje neustále zlepšovanie.
„TM-Bacillus“: ako sprostredkovať myšlienku TM ostatným
Ak nebudeme koordinovať naše osobné riadenie času s ľuďmi okolo nás, nedosiahneme 100% efektívnosť. Prineste „TM-Bacillus“ ostatným, aby využívali čas múdro. Vypočítajte si cenu svojho času a bojujte oň nie menej rigidne ako o peniaze.
Ponúkať nápady TM svojmu manažérovi, ukázať ich užitočnosť pre podnikanie a nie pre vás pohodlie. Začnite s nástrojmi, ktoré sú užitočné a lacné pre kuchára. Predstavte si ich „v akcii“, nie teoreticky. Váš nápad by mal prísť k hlave hlavy - to uľahčí jej prijatie.
Presvedčte podriadených o efektívnosti riadenia času osobným príkladom. Motivujte jeho využitie - zamestnanci musia pochopiť, prečo je čas potrebný a je ho možné zvládnuť. Pravidelne ponúkajte nové vybavenie.
Implementujte technológiu TM postupne pomocou minimálneho množstva nástrojov. Poďte s jednoduchými a rýchlymi mrkvami a tyčinkami. Vyskúšajte techniky na jednom zamestnancovi alebo jednotke tak, aby každý videl skutočné výhody a nevýhody.
Ak chcete implementovať riadenie času v osobných vzťahoch, naučte sa vyjednávať. Nepokúšajte sa uprednostňovať svojho partnera, hľadajte kompromisy, ktoré vám umožnia zohľadniť vkus oboch strán.
Urobte si čas na obnovenie energie a výkonu. Zrejmé pre vás niekedy nie je podobné tomu pre inú osobu, preto jasne vysvetlite alebo napíšte zásady vzťahov.
Ponúknite deťom správu času vo forme hry a rozvíjajte proaktívny prístup k životu v nich.
TM manifest: od nástroja k ideológii
Aplikácia techník riadenia času bez pochopenia ideológie vám umožní používať iba malú časť ich schopností. Po pochopení ideológie TM sa však naučíte, ako zvládať svoj osobný čas a ísť na novú úroveň.
Časový manažment je viacúrovňový systém, ktorý môže zmeniť hodnoty osoby. Od technického riadenia času prejdete k premýšľaniu o svojich cieľoch a prioritách.
Axiómy riadenia času:
- vždy máte slobodu voľby;
- iba vy ste zodpovední za svoje činy a voľby;
- bez neustáleho rozvoja ste len améba.
Aj malé akcie menia svet k lepšiemu. Rozvíjajte, pohybujte sa, nikdy neprestávajte.