Pomôžte čitateľovi - usporiadať svoje myšlienky do tvaru pyramídy
Pri príprave dokumentu mnohé z nich predstavujú jeho budúci obsah, ale nemajú konkrétny plán - čo povedať a ako ho formulovať. Začnú písať v nádeji, že štruktúra sa objaví sama osebe. Výsledkom je nevyspytateľný príbeh, ktorému bude musieť čitateľ porozumieť.
Dôvod uprednostňuje objednávku. Dokonca usporiada náhodné údaje v určitom poradí.
Príklad. Starí Gréci videli v zoskupeniach hviezd skôr postavy zvierat než promiskuitné body.
Čítanie sa osoba automaticky pokúša usporiadať informácie vo forme pyramídy, ktorej základom sú odôvodnenia a argumenty potvrdzujúce závery. V tejto podobe je čitateľ ľahšie „prehľadávať“ informácie.
Príklad. „Sedadlá boli studené. Skoro som sa dostal do boja. Taliansko prehralo. Bol to skutočne hrozný futbalový zápas. “ Takýto „príbeh“ je veľmi zle štruktúrovaný, pretože kľúčová myšlienka je uvedená až na konci.
Podľa štruktúry pyramídy sa najskôr zavedie zovšeobecnenie a potom sa uvedie argumentácia. Vyššie uvedený príbeh je ľahšie pochopiteľný, ak ho štruktúrujete inak.
Príklad. "Bol to skutočne hrozný futbalový zápas: studené sedadlá, takmer som sa dostal do boja a Taliansko prehralo."
Zoskupte podobné nápady a potom každú skupinu vyjadrte do jednej vety
Pri zostavovaní pyramídy používajte prístup zdola nahor: najprv uveďte všetky tézy a zoskupte tie, ktoré vedú k rovnakému záveru. Potom každú skupinu vyjadrte jednou vetou. Každá takáto zovšeobecnenie je vrcholom pyramídy.
Zopakujte postup pre zostávajúce skupiny. V dôsledku toho bude hlavná myšlienka celého dokumentu vyjadrená v jednej vete. Vaša pyramída je pripravená.
Príklad. Témy „naša zákaznícka základňa rastie“, „každý zákazník nakupuje viac“ a „zvyšovali sme svoje ceny“ je možné vyjadriť v jednej vete: „náš predaj rastie“. Potom môžete zoskupiť túto zovšeobecnenie s ostatnými, napríklad s „naše fixné náklady sa znižujú“ a „naše variabilné náklady sa znižujú“ a túto novú skupinu vyjadrte všeobecnou vetou: „naše príjmy rastú“.
Zoskupovanie a sumarizácia je jednoduchá, musíte však dodržiavať základné pravidlá:
- Akákoľvek myšlienka vyjadrená v pyramíde by mala byť stručným opisom zoskupených téz. Nikdy nepoužívajte nezmyselné zovšeobecnenia, ako napríklad „existujú tri dôvody pre vstup na rakúsky trh“. Toto je extra čmáranice, pretože autor sa neobťažoval zovšeobecňovať tri dôvody pre čitateľa.
- Abstrakty v akejkoľvek skupine by mali byť logicky podobné a na rovnakej úrovni abstrakcie. To znamená, že skupina sa nemôže skladať z „jabĺk“, „ovocia“ a „stola“: jablko a stôl nie sú logicky podobné a „ovocie“ je abstraktný pojem, ktorý sa vzťahuje na vyššiu úroveň pyramídy.
Odôvodnenie: Závery z dátového reťazca sa dajú odvodiť pomocou odpočtu
Akákoľvek zovšeobecnenie v pyramíde by malo vyvolať otázku od čitateľa, na ktorú je odpoveď uvedená neskôr. Odpoveď je formulovaná metódou odpočtu.
Odpočítanie je proces zdôvodnenia, v ktorom sa vyvodzujú závery z predpokladov.
Príklad. Z predpokladov „všetci ľudia sú smrteľní“ a „Goliáš je človek“ vyplýva z toho, že „Goliáš je smrteľný“. Potom môžete zhrnúť celý proces deduktívneho uvažovania: „Goliáš je človek, je smrteľný.“
Na odporúčanie použite príkaz na spätný odpočet.
Príklad. „Musíme si najať kandidáta, ktorý dokáže čítať. Kandidát A môže čítať. Preto si musíme najať kandidáta A. “ Uznesenie o predpoklade-predpoklade-ukončení teda skrýva hlavné informácie až do konca.Odporúčania zvyčajne ťažia z obráteného poradia: „Musíme si najať kandidáta A, pretože potrebujeme niekoho, kto dokáže čítať, ale dokáže.“
Napriek skutočnosti, že deduktívne zdôvodnenie je priamym a prirodzeným procesom, nemalo by sa používať pri komplexnom zdôvodňovaní, keď na potvrdenie predpokladov je potrebných niekoľko úrovní odôvodnenia.
Ak sa pokúsite zdôvodniť uzavretie komplexného dokumentu odpočtom, prvý predpoklad bude pravdepodobne mať niekoľko úrovní odôvodnenia, prostredníctvom ktorých bude čitateľ musieť „prejsť“, aby sa dostal k druhému predpokladu. Túto logiku je veľmi ťažké dodržať.
Odôvodnenie: vyvodiť závery zo skupiny podobných téz indukciou
Ak zovšeobecnenie v pyramíde nemožno potvrdiť dedukciou, použite tvorivejšiu formu uvažovania - indukciu. Indukcia vyvodzuje záver zo súboru nápadov, v istom zmysle, podobne.
Príklad. Záver „Einstein bol génius“ potvrdzujú také zovšeobecnenia ako „študoval teóriu relativity“, „študoval gravitáciu“ a „študoval kozmologickú konštantu“.
Na úvod logické poradie argumentov nie je také zrejmé ako pri odpočte. Aby bola myšlienka pre čitateľa intuitívna, poradie by sa malo určovať na základe zoskupenia. Ak ste zoskupili časti celku, napríklad divízie spoločnosti, usporiadajte ich na základe ich štruktúry, podobnej štruktúre organizácie.
Použite zásadu MECE (zásada vzájomne sa vylučujúcich, spoločne taxatívnych ustanovení). To znamená, že divízie spoločnosti nebudú duplikovať funkcie vo viacerých divíziách, ale zároveň tieto časti spolu popisujú organizáciu bez straty.
Ak zoskupenie pozostáva z odporúčaní, usporiadajte ich v chronologickom poradí od prvého.
Príklad. Pri zhrnutí „Zamestnanie nového asistenta“ poradie zoskupenia: „Uvoľnite voľné miesto, pozvite kandidátov na pohovor a rozhodnite sa o prijatí.“
Ak máte prvky klasifikované na základe určitých spoločných charakteristík, usporiadajte ich podľa úrovne charakteristík v každom prvku.
Ak chcete urobiť odporúčania, pristupujte k problému zo systematického hľadiska a vizualizujte ho pomocou logických stromov
Obchodné dokumenty často poskytujú odporúčania na vyriešenie problému. Na vytvorenie odporúčaní použite jednoduchý postup riešenia problémov.
1. Identifikujte problém jasným a merateľným spôsobom.
Príklad. „Továreň stráca každý deň tri hodiny pracovného času; ako sa tomu dá vyhnúť? “
2. Zistite presne, o aký problém ide.
Príklad. "Problém nie je v ľuďoch alebo surovinách, ale v zariadeniach: rozkladá sa každý deň."
3. Vykopajte hlbšie - zistite, prečo problém existuje.
Príklad. "Účastníci nie sú riadne vyškolení." To vám umožní identifikovať akcie na vyriešenie problému. Napríklad „Určte zodpovedných učiteľov alebo pozvite externých učiteľov“.
Ak chcete problém vyriešiť, môžete si ho vizualizovať pomocou logického stromu. Logický strom je zjednodušená schéma vetvenia spojení zľava doprava.
Príklad. Strom zisku: slovo „Zisk“ tvorí kmeň stromu a je rozdelený na dve vetvy: „Predaj“ a „Náklady“. Výdavky sa rozvetvujú do konštantných a premenných.
Nakoniec bude strom taký podrobný, že problémy a ich zdroje sa prejavia. V tomto príklade môžete pochopiť, že zisky sa znižujú v dôsledku rastúcich nákladov na určité materiály.
Štrukturálne odporúčania na základe výsledku, ktorý môžete dosiahnuť
Našli ste riešenie problému s čitateľom. Teraz ho musíte presvedčiť, aby konal. Dajte čo najpresvedčivejšie odporúčania.
Ak odporučíte, urobíte návrh opatrení zameraných na dosiahnutie požadovaného výsledku.Skupinové akcie na základe výsledku, ktorý sa snažíte dosiahnuť, a opíšte ho, aby ste neskôr mohli pochopiť, či sa dosiahol.
Príklad. Čitateľ chce zvýšiť svoje zisky.
Zle štruktúrované odporúčania vyzerajú takto:
1. Ukazovatele štúdie:
- produktivita rastlín;
- spokojnosť zákazníkov.
2. Vykonávať školenia častejšie:
- personál závodu;
- predavači.
V tejto štruktúre existujú dva hlavné problémy: po prvé, aj keď zoskupené akcie majú vonkajšiu podobnosť, ich cieľom je dosiahnutie rôznych výsledkov; po druhé, požadované výsledky musia byť podrobne opísané, aby bolo možné následne posúdiť, či boli dosiahnuté.
Nasledujúca štruktúra je teda jasnejšia a presvedčivejšia:
1. 5% nárast predaja v nasledujúcom štvrťroku:
- preveriť spokojnosť zákazníka;
- Učte svoj predajný tím častejšie.
2. Zníženie výrobných nákladov v nasledujúcom štvrťroku o 2%:
- študovať produktivitu rastlín;
- Učte zamestnancov rastlín častejšie.
Akcie sú teraz zoskupené podľa požadovaných výsledkov. Následne je možné ľahko posúdiť, či sa ciele skutočne dosiahli.
V úvode informujte čitateľa o kľúčových bodoch dokumentu v prvých 30 sekundách čítania.
Každý dokument by mal začať krátkym úvodom, ktorý podnieti záujem čitateľa a mal by pripraviť pôdu na vyriešenie problému.
Najjednoduchší spôsob, ako vzbudiť záujem čitateľa a zamerať sa na dokument, je predstaviť úvod vo forme príbehu. Najprv opíšte situáciu (súčasný stav), identifikujte problém a nakoniec navrhnite riešenie.
Príklad. Situácia - „ArgonEx zvažuje investovanie do nových baní v Rakúsku.“ Problém: „ArgonEx je ťažké vstúpiť na nový trh.“ Aby čitateľ ľahko súhlasil s vašimi výrokmi, mala by mu byť známa situácia aj zložitosť.
Problém by mal spôsobiť čitateľovi otázky ako „Čo treba urobiť?“. Hlavný text dokumentu obsahuje podrobnú odpoveď na túto otázku, ale počas prvých 30 sekúnd po prečítaní by sa mala vytvoriť všeobecná myšlienka vášho názoru.
V úvode uvediete hlavný bod, ako aj najdôležitejšie argumenty:
Príklad. „(Highlights) ArgonEx môže vstúpiť na rakúsky trh zakúpením existujúceho účastníka trhu, pretože (1) ťažobné povolenia sa zriedka vydávajú zahraničným spoločnostiam, (2) miestne ťažobné spoločnosti sa predávajú lacno a (3) konkurenti utrpeli v podobných situáciách obrovské straty. snažia sa konať samostatne. ““
Použite hlavičky a formátovanie na preukázanie štruktúry pyramídy.
Ak chcete, aby čitateľ viedol štruktúru pyramídy, najprv ju ukážte. Najobľúbenejšou metódou sú nadpisy ukazujúce úrovne a skupiny nápadov. Použite zarážky na zvýraznenie úrovní pyramídy, často sa pridávajú aj desatinné čísla (1, 1.1, 1.1.1). Príklad:
Názov dokumentu
Tu píšu úvod a uvedú hlavný argument, ako aj hlavné myšlienky sekcií.
1. Prvá časť
Vždy si predstavte akúkoľvek skupinu nadpisov a kľúčových bodov.
1.1. Prvý pododdiel
Myšlienku tohto pododdielu podporujú nasledujúce očíslované odseky.
1.1.1. Potvrdzuje myšlienku prvého pododdielu
1.1.2. Potvrdzuje myšlienku prvého pododdielu
1.2. Druhá pododdiel
2. Druhá časť
2.1. Prvý pododdiel
2.2. Druhá pododdiel
Čitatelia spravidla čítajú nadpisy plynule, preto by ste do nich nemali investovať hlavnú myšlienku. Držte ich krátke a vyjadrite podstatu tejto časti. Ak sa zdá, že použitie nadpisov je príliš formálne, skúste zdôrazniť hlavné body, argumenty atď. V texte.
Vo veľmi krátkych správach je odsadenie najvhodnejším spôsobom sprostredkovania jednoduchej štruktúry. Príklad:
Na volanie v pondelok potrebujem tieto údaje pre Japonsko:
- Objem predaja
- výdavky
- Trendy na trhu
Používajte jasné prechody medzi skupinami argumentov, aby čitateľ nestratil vlákno
Dokonca aj najlogickejšia štruktúra pyramídy je zbytočná, ak s ňou čitateľ nedrží krok. Pohybujúce sa medzi sekciami a pododdielmi musí čitateľ vedieť, kedy dôjde k prechodu. Jedným zo spôsobov je uviesť hlavné závery predchádzajúceho na začiatku nového oddielu.
Príklad. Ak v poslednej kapitole existuje zovšeobecnenie „ArgonEx má príliš veľa zásob“, môže sa nasledujúca kapitola o logistike začať takto: „Okrem príliš veľkého množstva zásob sú logistické procesy ArgonEx neúčinné“. Čitateľ teda pochopí, že ste prešli na nový podsegment pyramídy.
Ak je kapitola mimoriadne dlhá a zložitá, pred pokračovaním ju doplňte stručným zhrnutím hlavných bodov.
Ak dokument pozostáva z odporúčaní, môžete ho uzavrieť jednoduchou a uskutočniteľnou časťou „Ďalšie kroky“.
Najdôležitejšia vec
Skôr ako začnete písať, dôkladne štruktúrujte svoje myšlienky.
Ako efektívne štruktúrovať nápady
- Pomôžte čitateľovi - budovať myšlienky vo forme pyramídy;
- Zoskupte podobné nápady a potom každú skupinu vyjadrite do jednej vety;
- Odôvodnenie: vyvodzovať závery z dátového reťazca pomocou metódy odpočtu;
- Odôvodnenie: vyvodiť závery zo skupiny podobných bodov indukciou.
Ako urobiť užitočné odporúčania
- Pristupujte k problému zo systematického hľadiska a vizualizujte ho pomocou logických stromov;
- Štruktúrujte svoje odporúčania na základe výsledku, ktorý s nimi môžete dosiahnuť.
Ako vyjadriť požadovanú štruktúru slovami
- V úvode informujte čitateľa o kľúčových bodoch počas prvých 30 sekúnd čítania;
- Použite hlavičky a formátovanie na preukázanie štruktúry pyramídy;
- Používajte jasné prechody medzi skupinami argumentov, aby čitateľ nestratil vlákno.